Archivo

Los papeles de todo tipo nos invaden en casa. Muchas veces salimos con poco margen de tiempo para hacer alguna gestión y perdemos los minutos que no tenemos en encontrar aquél papel tan necesario para entregar en el banco, al médico o para hacer una devolución. Son situaciones realmente muy frustrantes cuando no  encontramos justo lo que necesitamos en el momento en que lo necesitamos.

Tener un control preciso de nuestros documentos nos facilitará el día a día. Ahorraremos un tiempo precioso, enfados y nervios, e incluso dinero, que podremos dedicar a actividades mucho más gratificantes.

Sigue estos simples pasos para crear tu Archivo y sobretodo, sé constante en su uso y manejo.

• Asigna unos minutos al día para confeccionar tu Archivo durante un período concreto. Tendrás más o menos papeles a organizar dependiendo del número de personas que vivan en cada hogar y su estilo de vida, pero como media calculamos que con 15 minutos al día durante dos semanas puede ser suficiente. Si no sabes de donde sacar ese tiempo, haz el esfuerzo de levantarte esos minutos antes cada mañana. A esa hora, sin interrupciones, serás más productiva. Y cuando veas tus avances seguramente te sentirás con energía para continuar un ratito más. 

• Despeja una superficie de la casa de la que puedas disponer durante esos días o asigna una simple caja de cartón. Empieza por recopilar todos los documentos que tienes dispersos por la casa: vete habitación por habitación abriendo los cajones, revisando estantes, buscando entre los libros, las viejas carpetas y recoge los sobres sin abrir. Céntrate sólo en la habitación en la que estés y revísala a fondo. Después pasa a la siguiente. Inspecciona también tu coche, tu lugar de trabajo y tu bolso en busca de todo tipo de documentos.

• Dedica unos días a ir revisando uno a uno cada documento y descarta todos aquellos que no es necesario guardar. Tira directamente los que puedas obtener on-line (facturas, extractos bancarios, etc…). Habrá documentos que te recordarán que debes realizar alguna gestión: alguna llamada a hacer, una póliza que quieres anular o una cita que debes reservar. Toma nota de todas esas gestiones para hacerlas en otro momento en una libreta y tira los papeles si en sí, no son necesarios. Debes archivar sólo lo esencial. Descarta con rapidez y decisión.

• Es el momento de agruparlos por categorías. Encima de cada pila pon un Post-It con el nombre del grupo correspondiente. Es común la división Vivienda - 2ª residencia – Vehículo – Bancos – Trabajo – Salud – Escuela – Seguros - Teléfonos.... Asegúrate que incluyes en cada categoría los papeles más importantes. Por ejemplo,  en la categoría Vivienda deberás incluir una copia de la escritura de propiedad o el contrato de alquiler, facturas de reformas realizadas etc... Hay que tener en cuenta que hay quien prefiere incluir dentro de una categoría determinados documentos y otras personas prefieren tener como categoría aparte. Decide cómo es más intuitivo para ti. Sería el típico caso de los seguros. Por ejemplo, en nuestro caso, Elisabeth incluye el seguro del hogar dentro de la Categoría “Casa”, el seguro del coche dentro de la Categoría “Coche” (junto con el permiso de circulación, la ficha técnica, etc.). En cambio Silvia prefiere destinar una categoría completa a “Seguros” en la que incluye el seguro del hogar, el seguro médico, el seguro del coche, etc... 

• Dentro de cada categoría crea sub-categorías según tu caso: Dentro de “Vehículos” quizá quieras crear uno para Coche y otro para Moto. Si tienes varios hijos, dentro de la categoría “Escuela” deberás tener una sub-categoría con el nombre de cada uno de ellos. Lo mismo para “Salud”: cada miembro de la familia puede tener su apartado que incluirá sus historiales médicos, libros de vacunas. Las sub-categorías a su vez se pueden dividir en más sub-categorías. No tengas problemas en crear tantas sub-categorías como consideres necesarias.

• Una vez todos los documentos estén clasificados en sus Categorías y sub-categorías, debes decidir qué sistema prefieres para guardarlos. Usarás de forma efectiva tu archivo si el sistema es de fácil acceso, si no, tu archivo no tendrá ninguna utilidad. Nosotras usamos formatos diferentes: una dispone de carpetas colgantes en un sencillo bastidor con etiquetas adhesivas para cada categoría y fundas plásticas transparentes etiquetadas en el interior de las carpetas colgantes para las Sub-categorías. La otra destina un estante donde dispone en vertical de carpetas individuales tradicionales de las  que se cierran con gomas para cada categoría, etiquetadas en su lomo para que el contenido de cada una sea visible,  Sea cual sea el sistema que elijas, debes tenerlo muy a mano de de tu escritorio o del lugar donde gestiones habitualmente tus papeles.