Negocio 2ª Parte

• Debes crear un espacio que sea cómodo para trabajar con agilidad
  
• Los muebles, accesorios y herramientas  que utilizas deben ser funcionales,  adecuados para tus necesidades y en una ubicación específica y permanente para cada uno de ellos.
  
• Deberás eliminar cualquier asunto "incompleto" de tu cabeza y establecer los pasos a hacer para su finalización. Deben dejar de dar vueltas por tu mente o de andar anotados por ahí.

En nuestro articulo de Escritorio  vimos como prepararlo. Básicamente necesitas:

• Una superfície para escribir, un espacio que idealmente no compartas con nadie,  que será el lugar donde te sientes para centrarte en tu negocio, con buena luz y una silla cómoda. Debes sentirte a gusto.

• Artículos de papelería necesarios. Un truco que funciona a la mayoría: compra productos atractivos que te guste utilizar. ¿Recordáis de pequeños cuando teníamos material nuevo en la escuela? Nos hacía más ilusión ponernos a escribir. Pues es lo mismo. Cuida tu material.

• Equipamiento informático: ordenador, impresora, escaner.. 
• Calendario: depende del tipo de persona que seas te puede ser suficiente el calendario incorporado en tu programa informático (Microsoft Outlook, Lotus etc...). Si eres una persona visual como yo, también es conveniente tener  uno de sobremesa o de pared, que de un vistazo puedas consultar una fecha.
• Listas de tareas a realizar: de la misma manera, todos los programas informáticos disponen de aplicaciones tipo Tasks para anotarte y recordarte tareas a realizar. Yo necesito un sistema visual y en papel, que pueda llevar conmigo y no depender de ningún ordenador o teléfono. 
• Archivador de documentos indexado para documentación que debemos mantener pero no que utilizamos a diario. Hemos hablado varias veces de su  importancia  tanto en la vida personal como en la profesional. 
• Etiquetadora: fundamental. Etiquetar tus carpetas y sub carpetas con etiquetadora aporta claridad a tu vista y a tu mente. La mejor inversión. No es lo mismo identificar una sub-carpeta escrita a mano que con la claridad de tu Dymo.  ¡Y es que si la Dymo crea adicción será por algo!

Para estar centrados debemos tener control de  todo nuestro entorno físico y de nuestras ideas. Ahora se trata de capturar y agrupar todo aquello que no esté en su lugar, que no tiene lugar, absolutamente todo: notas de asuntos pendientes,  asuntos pendientes que rondan por tu mente, materiales para mirar "cuando tenga tiempo" etc.. 

De momento necesitarás dos contenedores:

De tu mundo físico: Recoge de todas partes, de tu superficie  de trabajo,  de tus cajones, de tu coche, de tu bolso, de tu casa y de donde sea,  todo este tipo de cosas:

• Suministros:  material de papelería, tarjetas de visita, post its, libretas, gomas elásticas, pilas, bolígrafos, capuchones sueltos, clips..  Todo aquello que se dispersa en cajones, en los botes de los bolígrafos. También los de tipo personal como cepillo de dientes, paquetes de kleenex...
  
• Material de Referencia: manuales de tu software, horarios del gimnasio, notas con direcciones, folletos publicitarios,  información de cursos,  diccionarios.. Todo aquellas notas que tengas colgadas en la pared o en post-its junto a la pantalla del ordenador.
  
• Decoración: fotos de familiares, objetos decorativos sobre escritorio, recuerdos que te mandaron ...

Mientras lo haces, descarta ya lo inservible, lo caducado, lo que no funciona, lo innecesario y lo tiras rápidamente a la CAJA DE RETIRADA. Decide rápido. El resto, incluso si tienes dudas, ponlo en la CAJA DE ENTRADA. Mientras haces este proceso seguro que vienen a tu mente acciones que deberías realizar asociadas a los materiales que estás recolectando. Por ejemplo, tienes un catálogo que te mandaron y no lo quieres pero nunca respondiste, pero te interesa quedar bien con esa empresa y te ronda por la cabeza que deberías escribirles. O tienes una duda sobre algún artículo. Escribe una nota rápida sobre esa acción que quieres realizar y ponla en la CAJA DE ENTRADA.  Lo harás más tarde.

Ahora deberás crear la lista de Acciones a realizar. Pueden ser en un simple papel o en formato digital, según te sea más práctico. En función de lo que esté en tu Caja de Entrada tus listas tendrán seguramente estas categorías:

Llamadas

Recados

Agenda

En el ordenador

....

Empieza a procesar todos los elementos de la Caja de Entrada. Procesar no es perder tiempo, es decidir la siguiente acción y anotar en la categoría correspondiente  las acciones a realizar y que harás más adelante. 

Habrá cosas en tu Caja de Entrada que no requieren que hagas ninguna acción. Habrá tres tipos de cosas en esta categoría:

• Para tirar: aquello que no has usado en mucho tiempo. Sé realista y piensa si te vale la pena conservarlo  y con qué finalidad. Cual sería el peor escenario si lo perdieras. Piensa si puedes consultarlo on-line. Si es así, fuera.

• Cosas para incubar: Son aquellas cosas que no necesitas ahora, pero que seguramente necesitarás más adelante. Ejemplos: una invitación a una presentación de producto al que aún no sabes si podrás asistir, una idea que anotaste sobre algo que podrías añadir al informe de final de año. Con las Cosas para incubar puedes: crear una Lista de "Algún día" o bien añadirlas a tu calendario con su correspondiente recordatorio.

• Material de referencia: son todos aquellos documentos o muestras que necesitas conservar para consulta: catálogos, tarifas de precios, informes... Archívalo. Ponlos en tu Archivador en su categoría correspondiente. Si no la tienes, créala. Según de que se trate puede ir también a la Libreta de Referencias.
  

De todo lo pendiente que has escrito en la lista de Acciones a realizar que has creado mientras procesabas la Caja de Entrada:

• Delega todas las que puedas delegar.
• Anota en el Calendario las que tienen fecha concreta de realización
• Identifica el resto con Proyectos y trasládalos a tu lista de tareas.  Recuerda, Proyectos pueden ser desde: captar cinco clientes nuevos este mes hasta hacer el escaparate de otoño o comparar, asesorarme y comprar nueva impresora. Son proyectos porque cada uno implica realizar diversas tareas. 
• Cada día al terminar la jornada,  lista todas las acciones que prevés hacer al día siguiente y adelanta algo con lo pendiente. Tacha de tu lista todo aquello que finalices.