Proyectos

Te aconsejamos que los escribas, ya sea en papel o en tu ordenador:

• Crea una hoja por Proyecto: dentro de cada una de ellas irás detallando las tareas que debes realizar sin orden, todo lo que se te ocurra. 

ó bien:

• Detalla en una sola hoja varios proyectos, con espacio bajo cada uno de ellos para las tareas a realizar, como las Listas  Maestras de Proyectos de AorganiZarte, que están a vuestra disposición. Si estáis suscritos a nuestra Newsletter sólo tenéis que pedirlas por e.mail.

Sin embargo, para los Proyectos muy grandes os aconsejamos una sola Lista de Proyecto. Así no hay peligro de quedarte sin espacio para detallar todas y cada una de las tareas necesarias.

 La forma es lo de menos, mientras esté organizado y siempre utilices el mismo criterio.

Lo importante es que los plasmes y los puedas gestionar sin depender de tu memoria.

Utiliza tu Calendario para marcar las fechas vitales de las tareas de tus proyectos en curso: fechas límites de entregas por ejemplo, fechas límite de solicitudes, visitas importantes o reuniones. Utiliza avisos para que no se te escapen.

Al final del día, o a primera hora de la mañana, cuando mejor te vaya para organizar el día, revisa las tareas de tus proyectos más urgentes y traslada de la Lista de Proyectos a tu Lista de Tareas Diaria las acciones que vayas a realizar ése día para ir avanzando en los proyectos en curso. Yo aconsejo hacerlo al terminar al día. Te aseguro que se duerme mucho más tranquilo con la cabeza vacía :-)

La Lista completa de todas las tareas de tu Proyecto  revísala más o menos una vez a la semana. Te sirve como consulta y para sentir que estás en control,  y sobretodo si es profesional, sirve para consulta tuya y también de los demás sobre la carga de trabajo que tienes pendiente.

Hay veces que puede ser útil distinguir  tus Proyectos en Tipos de Proyectos. Por ejemplo:

• Profesional/Personal: ambas merecen igual atención. Cuanto más organizada tengamos nuestra vida personal más productivos seremos en nuestra vida profesional. Cuanto mejor nos vaya en lo profesional, más felices seremos en lo personal también.

• Proyectos Delegados: si somos directamente responsables de varios proyectos pero contamos con colaboradores que deben realizar parte de las acciones necesarias, es importante tener esos proyectos reflejados también en nuestra lista para poder hacer el seguimiento necesario.

• Proyectos Específicos: algunos profesionales trabajamos a la vez en varios  proyectos del mismo tipo, los cuales a veces vale la pena agruparlos como una sub-lista. Por ejemplo, si cada x semanas debes dar unas clases o seminarios, o entregar servicio de consultoría el primer miércoles de cada mes. Estos compromisos son proyectos por que requieren ir completando una serie de acciones, y nos es útil verlos listados en orden cronológico, a parte de los otros proyectos. Además este tipo de Proyectos Específicos, para las personas que necesitamos una referencia visual muy clara, nos ayuda mucho tener abiertas carpetas físicas para cada uno de los Proyectos Específicos (x cliente o x seminario a dar o x artículo que estás trabajando o x editorial con el que trabajas) y tenerlas expuestas en vertical en un divisor, a la vista encima de tu escritorio.

Hay veces que un Proyecto es de tal envergadura que puede ser útil dividirlo en Sub-Proyectos. Por ejemplo, hacer una mudanza, hacer obras en casa, crear una empresa, preparar unas vacaciones, organizar las Navidades... Cada Proyecto puede dividirse a su vez por que hay tantísimas acciones a realizar relacionadas. 

Por ejemplo, el Proyecto Hacer obras en casa puedes sub-dividirlo en :

• Sub-proyecto Pedir presupuestos: implicará varias llamadas a más de un profesional, ir a visitar establecimientos, recibir y contestar correos etc..
• Sub-proyecto Estilismo: deberás inspirarte para tener ideas, buscar por internet o en revistas de decoración, asistir a alguna feria del sector.
• Sub-proyecto Financiación: quizá te conviene financiar tus obras y pagarlas poco a poco. Deberás visitar algunas entidades bancarias, negociar condiciones etc.
• Sub-proyecto Amueblar: decidir qué mantienes y que debes comprar, comparar..

El Material de apoyo son los recursos que sirven para ayudarte a realizar las tareas necesarias para llevar a cabo tus proyectos,  y que también te ayudan a pensar sobre ellos. 

Por ejemplo, de tu Proyecto Hacer obras en casa, una de las acciones a realizar será llamar al fabricante de azulejos para concretar el pedido de baldosas para el baño.  Siendo un proyecto tan grande, habrás creado una carpeta física en la que habrás guardado material de apoyo como los planos, los presupuestos o los catálogos de baldosas que previamente has recogido en un par o tres de establecimientos. En el momento de realizar la acción "Hacer el pedido de baldosas", deberás sacar el catálogo donde están las baldosas por las que te has decidido y allí tendrás tanto el teléfono de contacto, como el nombre de la persona y la referencia del azulejo que te has decidido a comprar.

En muchos proyectos grandes necesitarás material físico de apoyo, e igualmente en el caso de Proyectos que puedes tener organizados en formato digital. En los archivos de tu ordenador, puedes tener una carpeta creada por proyecto, y dentro de cada uno su sub-carpeta con material de apoyo y referencia.

Recuerda: no utilices el catálogo de azulejos sobre la mesa como un recordatorio del Proyecto o de la tarea a realizar. ¡El Proyecto y sus tareas necesarias deben estar listadas para tener un control global!

En la Lista de cada Proyecto es útil detallar datos importantes que te pueden ayudar a realizar cualquier gestión con rapidez. Nombres de contactos, teléfonos, emails etc.. Si no es en papel, puedes ponerlo en el móvil o en la aplicación de Contactos de tu ordenador. En cualquier caso invierte unos minutos en poner de una sola vez todos los datos que vas a ir necesitando:

• teléfono
  
• nombre
  
• cargo
  
• dirección
  
• dirección e-mail,
  
• NIF de la persona u empresa,
  
• datos complementarios:  te pueden servir para tener un detalle, como si te mencionas que va a ser su cumpleaños tal día, o que su madre está gravemente enferma, o cualquier observación personal que creas importante tener en cuenta.
  

Cuando hayas realizado todas las tareas necesarias para terminar un proyecto, revisa de nuevo todos los pasos que has dado y asegúrate que puedes archivarlo por completo. Tira todos los documentos que ya no debes conservar, elimina los correos no necesarios y recicla o tira el material de apoyo. Pregúntate si queda algo más por hacer. A veces sucede que ponemos tanta energía y entusiasmo en la realización de un proyecto, que nos olvidamos de concluirlo hasta el final. Algo tan simple cómo no facturar un servicio. Has puesto todo el empeño en su realización pero te olvidas de enviar la factura. O le has dado mil vueltas a qué regalarle a alguien el día de su cumpleaños, después de mucho pensar, comparar, comprar y envolver, al momento de irte a la fiesta olvidas el regalo en casa. Haz el seguimiento también hasta el último momento. ¡A veces es lo más importante"

Si tienes organizados todos tus proyectos con sus tareas a realizar, llevas la gestión al día  tal como te explicamos, verás que te sentirás mucho más descargado, las cosas irán mejor y podrás prever  muchos problemas con antelación y ponerle solución. 

Ponte manos a la obra con tus listas, y ¡disfruta el proceso!