Reuniones

“Lo fácil es convocar una reunión. Pero hay que reflexionar y trabajar para no tener que convocarla”, Bernard Demory.

Pero ¿Cuáles son las razones por las que se convocan tantas reuniones?

• Muchas veces se teme tomar decisiones solo y se pide al resto que tomen la decisión.
  
• No apetece estudiar el problema a fondo y se prefiere hacerlo junto a otros.
  
• Puede que sea porque guste la agitación y la discusión que se suele formar.
  
• Por el placer simplemente de charlar y socializar con los compañeros.

Lo primero que tienes que pensar cuando estés planificando una reunión es si realmente es necesaria. ¿Se puede conseguir el objetivo sin reunirse? ¿Se puede utilizar otro método más rápido que implique a esas personas sin necesidad de estar juntas?

• Si se trata de revisar un documento: se puede enviar a todos y pedir comentarios de forma electrónica Así la gente lo hace en el momento que tenga un hueco.
  
• Si la gente está en diferentes lugares ¿Se puede organizar una conferencia que no implica desplazarse?
  
• Si son reuniones semanales ¿Se pueden hacer quincenales?
  
• Si se trata de hacer una lluvia de ideas ¿Se puede pedir a los miembros que hagan primero el ejercicio por su cuenta y así la reunión durará menos tiempo?
  
• A veces una simple consulta telefónica nos ahorra toda una reunión.

Se trata de intentar buscar soluciones alternativas antes de convocar esa reunión.

Los errores que se suelen cometer en las reuniones son:

• Actuar de forma improvisada. La falta de preparación hace que muchas reuniones no sirvan para nada.
  
• Falta de puntualidad. El tiempo es igual de importante para todos ¿Por qué no respetar el tiempo de los  demás?
  
• Debatir un tema de forma interminable sin tomar decisiones o llegar a una conclusión.
  
• Tomarse la reunión como un acto social para comentar otros temas más personales.
  
• No estar “presente”, es decir, estar pero con la cabeza en otro sitio sin poner atención a lo que se está tratando. Cuantas veces vemos a personas  en reuniones chateando en el móvil o mandando emails desde su portátil ...
  
• Falta de coordinación o de moderador de la reunión. 
  
• No explicar las conclusiones.
  
• Falta de seguimiento y que pase el tiempo, y que lo que se haya decidido en la reunión no se ponga en marcha.

Para evitar todos estos errores es necesario seguir una serie de pasos que harán que las reuniones sean verdaderamente productivas:

• Participantes. Define quiénes deben estar necesariamente. No convoques a personas que no es absolutamente necesaria su presencia. No les hagamos perder el tiempo. Y es bueno fijar el rol de cada uno durante la reunión. Que cada uno sepa cuál es su tarea durante ese tiempo. Si eres tú el participante y te convocan, entender para qué.
  
• Agenda. Es fundamental aparte de los objetivos, definir una agenda con todos los puntos que se van a tratar. Esta debe ser flexible y permitir que los participantes puedan hacer sugerencias sobre ella. Asigna el tiempo para cada tema, así será más fácil ir avanzando.
  
• Convocatoria. Cuando envíes la convocatoria recuerda indicar todo lo que es necesario que conozcan (Quiénes vienen, cuáles son los objetivos, la agenda,  fecha, hora, duración, dónde se va a celebrar…)
  
• Logística. Recuerda reservar una sala adecuada que tenga todo el material, la documentación y la tecnología necesaria, si vas a servir bebidas, si se va realizar a la hora de comer deberás contar con ello, si la gente viene de fuera y debe haber alguna preparación previa para ellos como desplazamiento o alojamiento, etc...
  

Deja tiempo para que la gente se prepare. Haz la convocatoria con tiempo (días). Que no haya excusa para que la gente no venga preparada y la reunión no sea eficaz. Igualmente, si te convocan con tiempo, respeta al que te convoca y prepárate para la reunión con lo que te hayan pedido.

No dejes nada en el tintero. ¡No confíes en tu memoria! 

Las reuniones se pueden estructurar de la siguiente manera:

• Introducción. Se explicará el motivo de la reunión, de qué se va a hablar, y qué se espera de cada uno de los participantes.
• Presentación de los participantes. Si los que os reunís no os conocierais todos.
• Presentación del orden del día o de la agenda y los tiempos establecidos para cada tema. Que todos sepan que serás inflexible con los tiempos.
• Hora de fin. Siempre se debe indicar cuándo se termina. Si lo llevas a rajatabla exprimidas más la creatividad. Lo contrario fomenta el que la gente no vaya al grano y se desarrollen conversaciones sin sentido.
• Intenta que sea muy participativa, que todos aporten sus opiniones. 
• Resumen. Al final de la reunión se deben resumir las conclusiones, los acuerdos alcanzados y las tareas que deban realizarse y quién hace qué.

Cuando se definan los roles de los participantes habrás debido definir quién toma nota de todo lo que se trata durante la reunión. Esa persona deberá posteriormente escribir un acta que incluya la siguiente información:

• Título de la reunión.
• Fecha, hora y lugar de celebración.
• Personas convocadas y quiénes asistieron finalmente.
• Relación de los temas que se trataron.
• Decisiones adoptadas con las personas que deben realizar las tareas decididas con fecha límite para finalizarlas.
• Fecha en la que se celebrará la próxima reunión si es el caso.

El acta le debe llegar a todos los participantes convocados (asistieran o no) y a aquellas personas que, sin estar convocadas, es importante que estén informadas de las decisiones tomadas. 

• que ayude a clarificar ideas, a sacar conclusiones,
  
• que administre bien los tiempos,
  
• no tiene por qué ser el que convoca la reunión,
• pueda ayudar en la toma de decisiones.

1. No improvises. Prepara las cosas con tiempo. Que todo funcione, que tengas el material y que tengas claro cuál es el objetivo de la reunión.
   
2. Envía recordatorios de la reunión para que a nadie se le pase y estén todos presentes.
   
3. Envía toda la documentación con tiempo para que se lo miren antes.
   
4. Evita, si puedes, la presencia de portátiles, móviles y todo lo que pueda distraer durante la reunión.
   
5. Ten en cuenta el tiempo del que dispones para gestionarlo bien y que dé tiempo a cumplir los objetivos.

La próxima vez que quieras reunirte recuerda todas estas recomendaciones y síguelas. Igual no es necesario reunirte ....